En el momento actual en el cual la competitividad y la eficiencia empresarial son elementos de supervivencia y definen el futuro de las organizaciones, la utilización efectiva de políticas para la Capacitación y el Desarrollo de los Recursos Humanos se torna cada vez más necesaria.
Podemos definir a la capacitación como toda actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos, adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno y responder a las necesidades de la organización.

La capacitación es uno de los medios más efectivos para asegurar la formación permanente de los recursos humanos respecto a las funciones laborales que deben desempeñar en el puesto de trabajo que ocupan.

La capacitación busca básicamente:
  • Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo de la organización.
  • Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejor desempeño de las actividades laborales.

A continuación se puede ver un video donde se desarrolla la importancia de las capacitaciones en las organizaciones, brindando algunos lineamientos básicos.


Detectar las necesidades de capacitación
El análisis de las necesidades de capacitación en una organización consiste en “identificar los problemas de desempeño humano que compromete la eficiencia de la organización, los cuales son causados por la carencia de competencias de los trabajadores y pueden ser resueltos convenientemente a través de capacitación” (Giglielmetti y Martínez, 1996).

Para detectar las necesidades de capacitación deben realizarse diferentes análisis:

1. Análisis Organizacional: El análisis organizacional no solo implica el estudio de la empresa como un todo-su misión, sus objetivos, sus recursos, la distribución de estos para la consecución de sus objetivos- sino también del ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual esta situada la organización.

El análisis organizacional consiste en determinar en donde deberá hacer énfasis el entrenamiento. Los objetivos de la capacitación deben estar ligados a las necesidades de la organización

Para la realización del plan de capacitación tenemos que análisar la organización tomando las variables provenientes del contexto interno, es decir de la propia organización y las del contexto externo que corresponden a un tiempo y un espacio determinado.

Influencias internas
  • Apoyo de la alta dirección: es lo que determinara el peso de las decisiones que el área o las funciones de RRHH tengan en la organización.
  • La estrategia: determinan las características generales que la organización precisa de sus empleados, es decir conocimientos, aptitudes, habilidades.
  • Cultura:La cultura organizacional es el patrón de premisas básicas que un determinado grupo inventó, descubrió o desarrolló en el proceso de aprender a resolver sus problemas de adaptación externa y de integración interna y que funcionaron suficientemente bien a punto de ser consideradas válidas y, por ende, de ser enseñadas a nuevos miembros del grupo como la manera correcta de percibir, pensar y sentir en relación a estos problemas.

La cultura organizacional proporciona:
  • Identidad a sus miembros
  • Orienta conductas a los empleados
  • Reduce la ambigüedad: indica cómo se hacen las cosas y que es lo importante
  • Facilita control (cada uno internalizar esto y se auto controla)

Influencias externas; entre los principales elementos del ambiente externo que influyen en la organización está la economía, los competidores nacionales e internacionales

1. Análisis de la Persona: dirigida a los empleados individuales. En el análisis de la persona debemos hacernos dos preguntas ¿a quién se necesita capacitar? Y ¿qué clase de capacitación se necesita?.

2. Análisis de Tareas: Además de la organización y de las personas se debe tener en cuenta los cargos para los cuales las personas deben ser entrenadas. El análisis de los cargos sirve para determinar los tipos de habilidades, conocimientos, actitudes y comportamientos exigidas para el desarrollo de los cargos.

Medios para relevar necesidades de capacitación
Los principales medios utilizados para efectuar un inventario de necesidades de capacitación son:
  • Evaluaciones de desempeño: permite descubrir a los empleados que ejecutan sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio.
  • Observación: verificar donde hay evidencias de trabajos deficientes.
  • Entrevistas con supervisores y gerentes; las entrevistas con estos permiten analizar problemas que son solucionables mediante entrenamientos.
  • Reuniones interdepartamentales
  • Modificación del trabajo: Cuando se introducen modificaciones en las rutinas de trabajo es necesario previamente capacitar a los que los van a ejecutar
  • Análisis de cargos: cuadro de las tareas que debe cumplir al ocupante del mismo y de las habilidades que debe poseer.
  • Informes periódicos de la empresa o área de producción: estos informes muestran las deficiencias observadas y que surgen como consecuencia de la falta de capacitación.

Planeación de la capacitación
Una vez que se ha realizado el inventariado y determinado las necesidades de capacitación se procede a la programación de la misma en forma sistematizada. Partiendo de cual es la necesidad de capacitación hasta quien va a impartirla.
El programa de capacitación debe incluir:
  • Tema de la capacitación que se va a dictar
  • Objetivo de la capacitación
  • Contenido de la capacitación
  • Modalidad de capacitación: interna o externa
  • Características de dictado de la capacitación: teórico/practico
  • Sector/Puesto; que recibirá la capacitación
  • Horario de la capacitación
  • Frecuencia (semanal, mensual, bimestral, etc)
  • Días que se va a dictar la capacitación
  • Periodo que abarcara la capacitación (mes/meses)
  • Lugar donde se realizara la capacitación

Evaluación de los resultados de la capacitación
La etapa final del proceso de capacitación es la evaluación de los resultados obtenidos. Esta evaluación debe considerar dos aspectos:

1. Determinar si la capacitación produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
2. Verificar si los resultados de la capacitación presentan relación con las consecuencias de las metas de la organización.

La evaluación de los resultados de la capacitación puede hacerse en tres niveles:
1. En el nivel organizacional; produciendo resultados tales como mejoramiento de la imagen de la empresa, mejoramiento en las relaciones empresa-empleado, aumento de la eficiencia, etc.
2. En el nivel de las rr.hh debe proporcionar resultados tales como: reducción de la rotación de personal, disminución del ausentismo, aumento de la eficiencia, cambio de actitudes y de comportamientos, etc.
3. En los niveles de las tareas y de las operaciones, en este nivel puede proporcionar resultados tales como: aumento de la productividad, mejoramiento de calidad, reducción de accidentes, mejoramiento de la atención al cliente.

Referencias
  • Robbins, S. Comportamiento Organizacional.
  • Schein, E.La cultura empresarial y el liderazgo.1988
  • Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. México, Mc Graw-Hill, 1998.
  • Dolan, Simón; La gestión de los RRHH; 3ª Edición. Ed. Mc Graw Hill,2007.
  • lake, Oscar. "La Capacitación como Herramienta de la Gestión Organizacional", Argentina, edit. EPSO.
    cap. II "La Capacitación - Recurso Dinamizador"
  • http://www.forodeseguridad.com/artic/rrhh/7011.htm
  • http://www.rrhh-web.com/capacitacion.htm